Aufbewahrungspflichten: Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?

Diese analogen Unterlagen sollten Sie nicht entsorgen

Manche Unterlagen sind wichtig, weil Sie Ihre Abstammung und Identität nachweisen oder Ihre Ausbildungs- und Arbeitslaufbahn oder finanzielle Situation dokumentieren. Die Unterlagen, die Sie dauerhaft aufbewahren sollten, sind:

• Geburts- oder Adoptionsurkunden,
• Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse,
• gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass,
• Namensänderungsurkunden, Erbscheine
• Sozialversicherungsausweis,
• Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge zu Immobilien,
• Belege zu größeren Anschaffungen wie Autos oder Uhren. Diese sollten Sie so lange aufbewahren, wie Sie in Ihrem Besitz sind.
• Patientenverfügungen,
• Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen, etwa Kinderheimen, Kliniken und Gefängnissen,
• Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform, Lebensversicherungspolicen,
• Zeugnisse, wie etwa Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, aber auch relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen,
• Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen Sie 30 Jahre aufbewahren.
• Je nach Relevanz ärztliche Unterlagen. Hintergrund: Die Aufbewahrungsfrist bei den behandelnden Ärztinnen und Ärzten endet nach 10 Jahren. Danach vernichten sie die Unterlagen zu Ihren Behandlungen endgültig.

Ausnahme Testamente: Sie werden idealerweise beim Nachlassgericht oder Amtsgericht verwahrt und nicht bei Ihnen zuhause.

Auch Unterlagen, die die Altersversorgung betreffen, sollten Sie aufbewahren. Dazu zählen:

• Arbeitsverträge,
• Meldungen zur Sozialversicherung und
• Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit, falls Sie arbeitslos waren.

Sie können am Ende relevant sein, wenn es darum geht, die Höhe Ihrer Rente zu berechnen.

Gut zu wissen: Haben Sie keinen Arbeitsvertrag, etwa weil Sie während des Studiums einen Minijob hatten, lassen Sie sich die Arbeitszeiten vom alten Arbeitgeber bestätigen. Ist dies nicht möglich, sollten Sie zumindest alle anderen relevanten Unterlagen zu dieser Tätigkeit, wie etwa Kontoauszüge, bis zum Renteneintritt aufheben.

Wie Sie analoge Unterlagen gut sichern, erfahren Sie im verlinkten Artikel.

Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?

3 Monate bis 1 Jahr

• Gehaltsabrechnungen 
  Monatliche Gehaltsabrechnungen können Sie eigentlich vernichten, nachdem Sie sie kontrolliert haben. Es gibt aber gute Gründe, sie länger aufzuheben:
  
  ➔ Behalten Sie Ihre Gehaltsabrechnungen mindestens so lange, bis Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung bekommen und kontrolliert haben. Die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen sollten Sie möglichst alle bis zur Rente aufbewahren.
  
  ➔ Häufig brauchen Sie Gehaltsabrechnungen auch, um einen Kredit zu beantragen. Deshalb heben Sie am besten immer die 3 aktuellsten auf.
  
  ➔ Bei Unterhaltsverfahren brauchen Sie regelmäßig die Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate.
  
  ➔ Ähnlich ist es, wenn Sie Wohngeld beantragen. Auch dann brauchen Sie oft die Bescheinigungen der letzten 12 Monate.

Behalten Sie Gehaltsabrechnungen also am besten 1 Jahr. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.

2 Jahre

• Handwerkerrechnungen
  Wenn Sie als Privatmensch einen Handwerker beauftragt haben, sollten Sie die Rechnung mindestens 2  Jahre aufbewahren. Dann haben Sie im Fall von Gewährleistungsansprüchen eine bessere Argumentationsgrundlage.  Etwas anderes ist es, wenn Sie Eigentümer:in oder Vermieter:in sind. Dann sollten Sie Handwerkerrechnungen 6 Jahre aufheben.
• Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbons
  Am besten bewahren Sie sie zusammen mit Anleitungen und gegebenenfalls Originalverpackungen auf. Das hilft Ihnen, falls Sie ein Produkt wiederverkaufen möchten oder es reklamieren müssen.
  
  Tipp: Behalten Sie vor allem Belege für Gegenstände, die über die Hausratversicherung versichert sind. Dann können Sie deren Wert im Notfall besser belegen.

3 Jahre

• Kontoauszüge oder Überweisungen
  Private Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen sollten Sie mindestens 3 Jahre aufheben. Sie dienen Ihnen zum einen als Beleg für Anschaffungen. Zum anderen  können Sie so wiederkehrende Zahlungen wie Miete nachweisen. Danach  können Sie sie vernichten, weil die Verjährungsfrist endet.
• Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise
  Behalten Sie diese noch 3 Jahre, nachdem das Mietverhältnis geendet hat oder Sie ausgezogen sind.
  Gut zu wissen: Sie haben eine Immobilie privat vermietet? Dann gelten für Sie oftmals längere Fristen als für gewerbliche Vermieter:innen. So sollten Sie zum Beispiel Mietverträge 6 Jahre lang aufbewahren.
• Versicherungspolicen
  Behalten Sie sie möglichst 3 Jahre länger als die Versicherungsdauer währt.
• Verträge zu Abonnements
  Insbesondere Kündigungen sollten Sie 3 Jahre länger aufbewahren als die Laufzeit des Abos.

4 Jahre

• Steuerunterlagen und Belege für das Finanzamt
  Der Lohnsteuerhilfeverein empfiehlt, Steuerunterlagen noch 4 Jahre aufzuheben. Hintergrund: Manchmal ist der  Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder er wurde unter Vorbehalt verschickt. In dem Fall müssen Sie Ihre Belege weiterhin archivieren.
  
  Weitere Ausnahmen für Steuerunterlagen:  Bei Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr müssen Sie Belege 6 Jahre aufbewahren. Selbstständige und Freiberufler:innen müssen einige Dokumente sogar 10 Jahre aufbewahren.

6 Jahre

• Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen
  Sie sind Eigentümer:in oder private:r Vermieter:in? Dann sollten Sie Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen 6 Jahre aufbewahren.
• Belege für das Finanzamt
  Wenn Ihr jährliches Einkommen über 500.000 Euro liegt, müssen Sie Belege und Aufzeichnungen 6 Jahre aufheben.

10 Jahre

• Steuerunterlagen
  Den Steuerbescheid selbst sollten Sie mindestens 10 Jahre, am besten dauerhaft archivieren. Denn möglicherweise werden zukünftig staatliche Förderungen eingeführt, wie zum Beispiel das Baukindergeld oder KfW-Zuschüsse für Modernisierungsmaßnahmen. Wenn Sie dann Förderungen beantragen möchten, könnten die Steuerbescheide hilfreich sein.
  
  Auch als Selbstständige und Freiberufler:innen haben Sie eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.