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Das Wichtigste in Kürze:
- Wie für viele geschäftliche Unterlagen gelten auch für manche privaten Unterlagen bestimmte Aufbewahrungsfristen.
- Unterlagen, die Sie niemals wegwerfen sollten, sind solche, die Ihre Abstammung oder Identität nachweisen, wie etwa Geburtsurkunden oder gültige Ausweise.
- Ob Sie Daten digital oder analog auf Papier haben, ist für Aufbewahrungsfristen nicht entscheidend. Auf den Inhalt kommt es an.
- Achten Sie bei der Entsorgung digitaler Unterlagen darauf, dass Sie personenbezogene Daten DSGVO-konform vernichten.
Diese analogen Unterlagen sollten Sie nicht entsorgen
Manche Unterlagen sind wichtig, weil Sie Ihre Abstammung und Identität nachweisen oder Ihre Ausbildungs- und Arbeitslaufbahn oder finanzielle Situation dokumentieren. Die Unterlagen, die Sie dauerhaft aufbewahren sollten, sind:
- Geburts- oder Adoptionsurkunden,
- Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse,
- gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass,
- Namensänderungsurkunden, Erbscheine
- Sozialversicherungsausweis,
- Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge zu Immobilien,
- Belege zu größeren Anschaffungen wie Autos oder Uhren. Diese sollten Sie so lange aufbewahren, wie Sie in Ihrem Besitz sind.
- Patientenverfügungen,
- Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen, etwa Kinderheimen, Kliniken und Gefängnissen,
- Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform, Lebensversicherungspolicen,
- Zeugnisse, wie etwa Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, aber auch relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen,
- Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide. Diese müssen Sie 30 Jahre aufbewahren.
- Je nach Relevanz ärztliche Unterlagen. Hintergrund: Die Aufbewahrungsfrist bei den behandelnden Ärztinnen und Ärzten endet nach 10 Jahren. Danach vernichten sie die Unterlagen zu Ihren Behandlungen endgültig.
Ausnahme Testamente: Sie werden idealerweise beim Nachlassgericht oder Amtsgericht verwahrt und nicht bei Ihnen zuhause.
Auch Unterlagen, die die Altersversorgung betreffen, sollten Sie aufbewahren. Dazu zählen:
- Arbeitsverträge,
- Meldungen zur Sozialversicherung und
- Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit, falls Sie arbeitslos waren.
Sie können am Ende relevant sein, wenn es darum geht, die Höhe Ihrer Rente zu berechnen.
Gut zu wissen: Haben Sie keinen Arbeitsvertrag, etwa weil Sie während des Studiums einen Minijob hatten, lassen Sie sich die Arbeitszeiten vom alten Arbeitgeber bestätigen. Ist dies nicht möglich, sollten Sie zumindest alle anderen relevanten Unterlagen zu dieser Tätigkeit, wie etwa Kontoauszüge, bis zum Renteneintritt aufheben.
Tipp: Hilfreich kann es übrigens auch sein, schon lange vor dem Rentenalter eine sogenannte Kontenklärung bei der gesetzlichen Rentenversicherung durchzuführen. Ab einem Alter von 55 Jahren bekommen Sie von der Deutschen Rentenversicherung alle 3 Jahre eine Rentenauskunft mit Ihrem persönlichen Versicherungsverlauf. Dieser Versicherungsverlauf kann aber unvollständig sein. Für Ihre volle Rente sollten Sie Lücken unbedingt schließen.
Eine Kontenklärung können Sie jederzeit beantragen. Dabei können Sie Zeiten in Schule, Ausbildung oder Studium und Beschäftigungen nachmelden, die die Deutsche Rentenversicherung bisher übersehen hatte. Je früher Sie das machen, desto eher haben Sie möglicherweise notwendige Nachweise noch parat.
Wie Sie analoge Unterlagen gut sichern, erfahren Sie im verlinkten Artikel.
Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?
3 Monate bis 1 Jahr
- Gehaltsabrechnungen
Monatliche Gehaltsabrechnungen können Sie eigentlich vernichten, nachdem Sie sie kontrolliert haben. Es gibt aber gute Gründe, sie länger aufzuheben:
➔ Behalten Sie Ihre Gehaltsabrechnungen mindestens so lange, bis Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung bekommen und kontrolliert haben. Die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen sollten Sie möglichst alle bis zur Rente aufbewahren.
➔ Häufig brauchen Sie Gehaltsabrechnungen auch, um einen Kredit zu beantragen. Deshalb heben Sie am besten immer die 3 aktuellsten auf.
➔ Bei Unterhaltsverfahren brauchen Sie regelmäßig die Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate.
➔ Ähnlich ist es, wenn Sie Wohngeld beantragen. Auch dann brauchen Sie oft die Bescheinigungen der letzten 12 Monate.
Behalten Sie Gehaltsabrechnungen also am besten 1 Jahr. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.
2 Jahre
- Handwerkerrechnungen
Wenn Sie als Privatmensch einen Handwerker beauftragt haben, sollten Sie die Rechnung mindestens 2 Jahre aufbewahren. Dann haben Sie im Fall von Gewährleistungsansprüchen eine bessere Argumentationsgrundlage. Etwas anderes ist es, wenn Sie Eigentümer:in oder Vermieter:in sind. Dann sollten Sie Handwerkerrechnungen 6 Jahre aufheben. - Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbons
Am besten bewahren Sie sie zusammen mit Anleitungen und gegebenenfalls Originalverpackungen auf. Das hilft Ihnen, falls Sie ein Produkt wiederverkaufen möchten oder es reklamieren müssen.
Tipp: Behalten Sie vor allem Belege für Gegenstände, die über die Hausratversicherung versichert sind. Dann können Sie deren Wert im Notfall besser belegen.
3 Jahre
- Kontoauszüge oder Überweisungen
Private Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen sollten Sie mindestens 3 Jahre aufheben. Sie dienen Ihnen zum einen als Beleg für Anschaffungen. Zum anderen können Sie so wiederkehrende Zahlungen wie Miete nachweisen. Danach können Sie sie vernichten, weil die Verjährungsfrist endet. - Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise
Behalten Sie diese noch 3 Jahre, nachdem das Mietverhältnis geendet hat oder Sie ausgezogen sind.
Gut zu wissen: Sie haben eine Immobilie privat vermietet? Dann gelten für Sie oftmals längere Fristen als für gewerbliche Vermieter:innen. So sollten Sie zum Beispiel Mietverträge 6 Jahre lang aufbewahren. - Versicherungspolicen
Behalten Sie sie möglichst 3 Jahre länger als die Versicherungsdauer währt. - Verträge zu Abonnements
Insbesondere Kündigungen sollten Sie 3 Jahre länger aufbewahren als die Laufzeit des Abos.
4 Jahre
- Steuerunterlagen und Belege für das Finanzamt
Der Lohnsteuerhilfeverein empfiehlt, Steuerunterlagen noch 4 Jahre aufzuheben. Hintergrund: Manchmal ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder er wurde unter Vorbehalt verschickt. In dem Fall müssen Sie Ihre Belege weiterhin archivieren.
Weitere Ausnahmen für Steuerunterlagen: Bei Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr müssen Sie Belege 6 Jahre aufbewahren. Selbstständige und Freiberufler:innen müssen einige Dokumente sogar 10 Jahre aufbewahren.
6 Jahre
- Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen
Sie sind Eigentümer:in oder private:r Vermieter:in? Dann sollten Sie Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen 6 Jahre aufbewahren. - Belege für das Finanzamt
Wenn Ihr jährliches Einkommen über 500.000 Euro liegt, müssen Sie Belege und Aufzeichnungen 6 Jahre aufheben.
10 Jahre
- Steuerunterlagen
Den Steuerbescheid selbst sollten Sie mindestens 10 Jahre, am besten dauerhaft archivieren. Denn möglicherweise werden zukünftig staatliche Förderungen eingeführt, wie zum Beispiel das Baukindergeld oder KfW-Zuschüsse für Modernisierungsmaßnahmen. Wenn Sie dann Förderungen beantragen möchten, könnten die Steuerbescheide hilfreich sein.
Auch als Selbstständige und Freiberufler:innen haben Sie eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.